Servizi in dettaglio
FORMULAZIONE E GESTIONE BUDGET
- Definizione di scopi, limiti e basi economiche dell'evento.
- Analisi e stime delle spese e delle entrate.
- Identificazione del punto di pareggio.
- Previsione delle necessità finanziarie attraverso un'analisi del flusso di cassa.
- Aggiornamento delle stime originali.
- Contatti con promotori, relatori e partecipanti.
- Spedizione inviti e materiale informativo.
- Ricevimento, catalogazione e trasmissione abstracts.
- Accoglienza iscrizioni e gestione generale delle quote.
- Solleciti, pagamenti, rettifiche, aggiornamenti.
- Compilazione e spedizione documenti relativi.
- Allestimento e consegna badge e materiale congressuale.
- Registrazione partecipanti.
- Analisi dei progetti e valutazione delle esigenze
- Raccolta dei bisogni formativi
- Contatti con i docenti
- Stesura dei programmi
- Consulenza per produzione materiale grafico
- Correzione bozze
- Segreteria amministrativa e gestione economica degli sponsor
- Procedure per l'accreditamento
- Aggiornamento mailing list e data-base
- Raccolta iscrizioni
- Rilevamento presenze
- Redazione di questionari e approntamento di griglie di valutazione.
- Redazione ed invio relazioni finali al Ministero/Centro Regionale per l'ECM
- Gestione Crediti Formativi
- Sequenza procedure di accreditamento EACCME (per accreditamenti internazionali)
- Creazioni di pagine/siti web e webapp per eventi
- Iscrizioni on line
- Invio abstract on line
- Area per la consultazione di materiale didattico
- Rilevamento presenze con lettori laser
- Utilizzo televotatori
- Regie audiovideo
- Trasmissioni interventi chirurgici in diretta
- Live in streaming audio video
ORGANIZZAZIONE PROGRAMMI SOCIALI E DI INTRATTENIMENTO
- Attività motivazionali di team-building. Teatro d'impresa.
- Ricevimenti di benvenuto, eventi ice-breaker, feste get together.
- Proposte per cene e serate di gala in ristoranti d'atmosfera, antichi palazzi, luoghi insoliti e d'impatto.
- Sfilate e processioni di antichi costumi. Ricostruzioni storiche.
- Organizzazione di concerti in teatri, chiese e cattedrali, musei, palazzi storici, giardini pubblici e privati, discoteche, luoghi particolari.
- Visite guidate ed escursioni a bordo di mezzi privati, con itinerari personalizzati ed esclusivi.
RICERCA SEDE ED ALLESTIMENTO TECNICO
- Analisi delle opzioni possibili (palazzi e centri congressi, hotel congressuali, edifici storici, luoghi inconsueti).
- Proposte e definizioni di allestimenti adeguati alle varie funzioni. Cartellonistica esterna ed interna. Segnaletica.
- Organizzazione ed allestimento di cyber-café, coffee-point, aree di incontro e relax, salette VIP.
- Allestimenti floreali. Effetti speciali.
- Allestimento tecnico della sede con la collaborazione di fornitori competenti ed affidabili.
- Selezione di ristoratori e fornitori di servizi catering. Contratti e gestione dei servizi.
- Suggerimenti di modalità di attuazione (es. servizio ai tavoli, buffet).
- Proposte per la scelta dei menu e delle bevande.
- Personalizzazioni: stampa menù, decorazioni particolari, uniformi del personale.
RECEPTION ED ASSISTENZA MULTILINGUE
- Allestimento di punti di accoglienza con segnaletica personalizzata.
- Assistenti plurilingue nei luoghi d'arrivo, aeroporti, porti, stazioni ferroviarie, alberghi, centro congressi.
- Organizzazione di servizi di transfer con mezzi privati.
- Assistenza di personale specializzato plurilingue durante gli eventi.
- Consulenze per scelte grafiche.
- Redazione e stampa di programmi, locandine di annuncio, documenti personalizzati (carta e buste del congresso, inviti...).
- Redazione e stampa volume abstracts.
- Selezione e proposte di sistemazioni alberghiere adeguate all'evento.
- Gestione delle richieste di organizzatori, relatori e partecipanti.
- Invio voucher di conferma.
- Compilazione di rooming lists e aggiornamenti.
SERVIZI DI INTERPRETARIATO E TRADUZIONE
- Fornitura e gestione delle prestazioni di professionisti qualificati.
- Fornitura di strumentazioni specifiche di alto livello per traduzioni simultanee.
- Analisi delle opportunità comunicative offerte dall'evento.
- Redazione di richieste di sponsorizzazione.
- Assistenza agli sponsor durante la manifestazione.
- Verifica del livello di beneficio ottenuto.
ORGANIZZAZIONE DI MOSTRE TECNICO-SCIENTIFICHE
- Consulenza per stand espositivi sulla base del concetto di integrazione tra esposizione e congresso.
- Assistenza agli espositori per massimizzare il loro impatto.
- Attività di Pubbliche Relazioni e contatti con testate e giornalisti.
- Preparazione ed invio di comunicati stampa.
- Organizzazione di conferenze stampa.
- Recall telefonici
- Prenotazione di voli, treni, traghetti, auto, negoziazioni con compagnie aeree per tariffe speciali, pacchetti turistici in generale
(in partnership con un consolidato tour operator).
Azienda certificata 9001:2008